Política de Tratamiento de Datos de L&H Trading S.A.S.

L&H TRADING S.A.S., sociedad legalmente constituida, identificada con el NIT: 901409797-7 y domicilio principal en la dirección CR 49 48 25, Itagüí, Antioquia, reconoce la importancia de la seguridad, privacidad y confidencialidad de los datos personales de sus clientes, usuarios, colaboradores, proveedores, aliados y en general de todos sus grupos de interés respecto de los cuales ejerce tratamiento de información personal.

Marco Legal

Esta política se adopta en cumplimiento de las disposiciones constitucionales y legales vigentes en Colombia, incluyendo:

Artículo 15 de la Constitución Política de Colombia
Ley Estatutaria 1581 de 2012
Ley 1266 de 2008
Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015
Decreto 886 de 2014
Título V de la Circular Única de la Superintendencia de Industria y Comercio
Decreto 1377 de 2013

Contexto

L&H TRADING S.A.S., guiada por sus valores corporativos, ha creado esta política conforme a la Ley 1266 de 2008 y la Ley 1581 de 2012, así como sus decretos reglamentarios. La Ley 1266 establece un régimen especial para el tratamiento de datos financieros, crediticios, comerciales, de servicios y los provenientes de terceros países. La Ley 1581 establece el régimen general de protección de datos personales, desarrollando los principios constitucionales que garantizan el derecho de toda persona a conocer, actualizar y rectificar la información personal que repose en bases de datos o archivos.

Definiciones Básicas

Dato personal: Cualquier información vinculada o asociable a una o varias personas naturales identificadas o identificables.
Titular: Persona natural cuyos datos son objeto de tratamiento.
Responsable del tratamiento: L&H TRADING S.A.S., representada legalmente por, NIT 901409797-7. Domicilio: CR 49 48 25, Itagüí, Antioquia. Correo de contacto: gerencia@lyhtrading.co. Teléfono: 318 6664651.
Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica que por sí misma o en asociación con otros, realice el tratamiento por cuenta del responsable.
Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para tratar sus datos personales.

Principios Rectores del Tratamiento de Datos

Principio de legalidad en materia de tratamiento de datos: L&H TRADING S.A.S. es consciente de que el tratamiento al que se refiere la Ley 1581 de 2012 es una actividad reglada, que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen.
Principio de finalidad: L&H TRADING S.A.S. tratará los datos con una finalidad legítima, de acuerdo con la Constitución y la ley, la cual será informada al titular.
Principio de libertad: L&H TRADING S.A.S. tratará los datos sólo con el consentimiento, previo, expreso e informado del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin autorización previa o en ausencia de mandato legal o judicial.
Principio de veracidad o calidad: La información que sea objeto de tratamiento debe ser veraz, completa, actualizada, comprobable y comprensible y en L&H TRADING S.A.S. está prohibido el tratamiento de datos fraccionados o que induzcan a error.
Principio de transparencia: L&H TRADING S.A.S. conoce que los titulares de la información tienen derecho a obtener en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de los datos que le conciernan.
Principio de acceso y circulación restringida: El tratamiento está sujeto a los límites derivados de la naturaleza de los datos personales, de acuerdo con lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y la Constitución. En este sentido, el tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el titular y/o por las personas previstas en la ley. Con excepción de la información pública, L&H TRADING S.A.S. no pondrá a disposición los datos personales en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo si el acceso es técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados conforme a la Ley 1581 de 2012.
Principio de seguridad: L&H TRADING S.A.S. manejará la información sujeta a tratamiento a que se refiere la Ley 1581 de 2012 con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la Ley 1581 de 2012 y en los términos de la misma.

Categoría de Datos que se Recolectan

Se recolectan las siguientes categorías de datos:

Datos de identificación: Nombre, tipo y número de documento, fecha de nacimiento.
Datos de contacto: Dirección, teléfono, correo electrónico.
Datos financieros y patrimoniales: Cuentas bancarias, historial de pago cuando sea aplicable.
Datos sensibles: Datos de salud, orientación sexual, creencias religiosas. Solo se tratarán en los casos permitidos por la ley y con autorización expresa y medidas reforzadas.
Datos de menores: Tratamiento condicionado a autorización del representante legal y conforme al interés superior del niño/adolescente.

Derechos de los Titulares de la Información

Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente al responsable.
Solicitar prueba de la autorización otorgada.
Ser informado sobre el uso que se ha dado a sus datos.
Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato.
Acceder gratuitamente a sus datos personales.
Presentar consultas y reclamos sobre el tratamiento de sus datos.

Deberes de la Empresa

L&H TRADING S.A.S., en su calidad de Responsable del Tratamiento de datos personales, tiene las siguientes obligaciones para garantizar el pleno ejercicio de los derechos de los titulares:

Garantizar al Titular el pleno y efectivo ejercicio de sus derechos, incluyendo el de conocer, actualizar, rectificar y suprimir su información.
Solicitar y conservar copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular para el tratamiento de sus datos personales.
Informar al Titular sobre la finalidad de la recolección y el uso que se le dará a sus datos.
Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Actualizar la información y tomar las medidas razonables para que sea veraz, completa y exacta.
Tramitar las consultas y reclamos que realicen los titulares de los datos en los plazos establecidos por la ley.
Cumplir los requerimientos e instrucciones emitidas por la Superintendencia de Industria y Comercio, SIC, sobre el tema.
Mantener estricta confidencialidad respecto de los datos personales, salvo que sean requeridos por una autoridad competente.

Finalidad del Tratamiento de Datos

La finalidad con la que L&H TRADING S.A.S. recopila y trata la información personal de sus titulares es para desarrollar su objeto social y las actividades inherentes a su negocio.

Los datos personales serán utilizados para los siguientes fines, entre otros:

Gestión Comercial y de Clientes: Realizar el contacto, la facturación, la entrega de productos o la prestación de servicios, el seguimiento de la relación comercial y la gestión de cobranza.
Comunicaciones y Mercadeo: Enviar información sobre ofertas, promociones, eventos, productos, servicios y noticias de la empresa.
Gestión de Contratación y Laboral: Gestionar la información de los empleados para el cumplimiento de las obligaciones legales y contractuales.
Cumplimiento de Obligaciones Legales: Cumplir con las exigencias de autoridades judiciales o administrativas y los requisitos de entidades regulatorias.
Mejora de Servicios: Analizar el comportamiento de los usuarios para mejorar la experiencia, los servicios y los productos ofrecidos.

Los datos personales no serán utilizados para finalidades distintas a las expresamente autorizadas por su consentimiento o por las leyes aplicables.

Procedimiento para Consultas y Reclamos

El titular de los datos personales, o sus causahabientes, tienen el derecho de acceder a su información, así como de solicitar su corrección, actualización o supresión. Para ello, la empresa ha establecido un procedimiento claro y de fácil acceso que cumple con los mandatos de la ley y la jurisprudencia vigente.

Para la presentación de Consultas o Reclamos:

Canal de Contacto: Las solicitudes deben ser dirigidas al siguiente correo electrónico: gerencia@lyhtrading.co o a la dirección física: CR 49 48 25, Itagüí, Antioquia.
Contenido de la Solicitud: La petición debe incluir:
- Nombre completo del Titular y su documento de identificación.
- La descripción precisa de los hechos que dan lugar a la consulta o reclamo.
- La dirección o correo electrónico para notificaciones y una copia del documento de identidad.
Plazos de Respuesta y Jurisprudencia Aplicable:
- Para Consultas: Según el Artículo 14 de la Ley 1581 de 2012, las consultas serán atendidas en un plazo legal de 10 días hábiles a partir de la fecha de su recepción. Si no es posible responder dentro de este plazo, se informará al interesado, explicando los motivos de la demora y señalando una nueva fecha para la respuesta, que en ningún caso superará los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.
- Para Reclamos: Conforme al Artículo 15 de la Ley 1581 de 2012, los reclamos serán tramitados en un plazo legal de 15 días hábiles. Si no es posible responder en este tiempo, se informará al interesado antes de que venza el plazo, explicando las razones y extendiendo el plazo de respuesta hasta por ocho (8) días hábiles adicionales.

Medidas de Seguridad

Política de medidas de seguridad para la protección de datos personales

L&H TRADING S.A.S. implementará y mantendrá, de manera proporcional al tamaño, naturaleza y riesgos de sus actividades de tratamiento de datos personales, un conjunto de medidas técnicas, administrativas y físicas destinadas a garantizar la integridad, confidencialidad y disponibilidad de los datos personales, y a evitar su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. Se realizan evaluaciones periódicas de riesgos y se mantienen planes de tratamiento de riesgos y continuidad conforme al principio de seguridad previsto en la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y su reglamentación.

Tratamiento de Datos de Menores

El tratamiento de datos de menores de edad requerirá la autorización previa, expresa e informada del representante legal, y se adoptarán medidas adicionales para proteger el interés superior del niño, niña o adolescente.

Vigencia y Actualizaciones de la Política

La presente política de tratamiento de datos personales tiene una vigencia indefinida, pero será revisada y actualizada de manera periódica para adaptarse a los cambios en la ley, la jurisprudencia y las prácticas de la empresa.

Cualquier cambio sustancial en las finalidades del tratamiento o en las medidas de seguridad, así como en la identificación del Responsable del Tratamiento, será comunicado a los titulares a través de los canales de comunicación habituales de la empresa, como su sitio web o correo electrónico.

Aceptación y Contacto

Al aceptar los términos de esta política de tratamiento de datos, usted declara que ha sido informado del propósito para el cual se utilizarán sus datos personales y que ha comprendido y acepta plenamente los derechos y deberes establecidos en este documento.

Si tiene alguna pregunta, inquietud o desea ejercer sus derechos como titular de los datos, por favor contacte a nuestro equipo de protección de datos a través de los siguientes canales:

Responsable de Atención: Lina Natalia Baquero Jaramillo, Gerente General.
Correo Electrónico: gerencia@lyhtrading.co
Dirección: CR 49 48 25, Itagüí - Antioquia.

La presente política se ha redactado en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y demás normas concordantes, y refleja nuestro firme compromiso con la protección de su privacidad.